Técnicas para un desempeño efectivo en la gestión secretarial ejecutiva

Los colaboradores cada día van adquiriendo nuevas habilidades para desempeñar su labor de manera más íntegra, de modo de cumplir con el propio desarrollo personal y los objetivos propuestos por la empresa. 

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Descripción

Todas las organizaciones cuentan hoy día con personas que se desempeñan en un rol secretarial, quienes con el tiempo han ido adquiriendo un progresivo carácter multifuncional. Bajo este contexto, surge este programa que entrega a los colaboradores las competencias necesarias para que puedan cumplir con excelencia las diferentes funciones de su labor, como la organización de una reunión, la atención telefónica o planificación de una agenda.

Con las técnicas aplicadas en este curso los alumnos podrán: definir un protocolo de atención telefónica para atender de forma más asertiva los llamados de los clientes. Distribuir dentro de su jornada laboral todas las responsabilidades del día, de modo de poder optimizar el tiempo y los recursos. Emplear las normas del ceremonial y protocolo para organizar ciertas actividades dentro de su empresa. Y a su vez, utilizar las herramientas de la comunicación corporativa para lograr mejorar las relaciones interpersonales dentro de su equipo de trabajo.

(*) Curso conducente al diplomado en "Asistencia ejecutiva y uso de herramientas computacionales". Si realizas los 3 cursos de la malla programática dentro de un plazo de 18 meses (sin importar el orden) obtienes la certificación del diplomado. 
Para más información escríbenos a programa@uc.c

Dirigido a

Colaboradores que desempeñen en un rol secretarial. 

Prerrequisitos

Se sugiere contar con conocimientos en el desempeño del ámbito secretarial y nociones a nivel usuario en el manejo de un computador.

Objetivo de aprendizaje

Aplicar técnicas para el desempeño efectivo en la gestión secretarial ejecutiva.

Desglose de cursos

1. Usar técnicas para la excelencia en la atención y mantención de clientes.
1.1. Excelencia en el comportamiento de servicio.
1.1.1. Fundamentos e importancia del servicio.
1.1.2. Excelencia en el servicio; estrategias y habilidades, competencias del servidor, comunicación efectiva, relaciones interpersonales, motivación y liderazgo. 
1.1.3. Manejo de conflictos y trabajo en equipo. 
1.1.4. Protocolo en la atención de público y servicio de atención telefónica.
Duración: 15 horas cronológicas.  

2. Manejar técnicas para planificar y organizar el trabajo, logrando una mayor eficiencia en la labor secretarial.
2.1. Manejo del tiempo para la eficiencia en el trabajo.
2.1.1. Identificar actitudes, hábitos y comportamientos que fomentan el rendimiento. 
2.1.2. Autoevaluación del uso del tiempo y planificación de agenda inmediata y mediata. 
2.1.3. Situaciones de pérdida de tiempo y formas de optimizar el uso del recurso.  
2.1.4. Clasificación y jerarquización estratégica de las tareas en base a la importancia, urgencia y a la disponibilidad de tiempo.  
Duración: 15 horas cronológicas.  

3. Utilizar técnicas de relaciones públicas y comunicación  corporativa en la gestión secretarial ejecutiva.
3.1. Relaciones públicas.
3.1.1. Identidad.
3.1.2. Imagen.
3.1.3. Marca.
3.2. Comunicación corporativa.
3.2.1. Comunicación interna.
3.2.2. Comunicación externa.
3.2.3. Comunicación de crisis.
Duración: 12 horas cronológicas. 

4. Aplicar técnicas prácticas del ceremonial y protocolo en la organización de eventos.
4.1. Ceremonial y protocolo en la organización de eventos.
4.1.1. El ceremonial y protocolo.
4.1.2. La precedencia. Definición y normas.
4.1.3. Organización de un evento.
4.1.4. Normas del ceremonial aplicadas a la actividad privada.
4.1.5. Desarrollo de una celebración. El anfitrión y el invitado.
4.1.6. Las mesas protocolares, norma francesa y norma inglesa.
Duración: 18 horas cronológicas.  

5. Aplicar técnicas de coaching en el desempeño del rol secretarial. 
5.1 Técnicas de coaching para el desarrollo laboral.
5.1.1 Autoconocimiento.
5.1.2 Identificación de las propias fortalezas y debilidades. 
5.1.3 Aplicación y entrenamiento de técnicas para el desarrollo laboral. 
5.1.4 Comportamiento social.
Duración: 4 horas cronológicas.  

Equipo Docente

JEFE DE PROGRAMA
- Jorge Herrera Méndez 
Ingeniero Comercial, Licenciado en Ciencias de la Administración, Universidad de Santiago de Chile. Director-Gerente del Programa de Capacitación en Computación y del Programa de Capacitación y Desarrollo Integral PROCADE, Dirección General de Educación Continua, Pontificia Universidad Católica de Chile.

EQUIPO DOCENTE
- Verónica Paz Vilas. Periodista, Pontificia Universidad de Salamanca (España). Magíster en Comunicaciones Periodísticas, Institucionales y Empresariales, Universidad Complutense de Madrid. Diplomado en Formación Pedagógica de Educación Superior. Universidad Santo Tomás. Profesora del programa Eccompuc, Unidad de Capacitación y Desarrollo UC.

- Ana María Martín Marcos. Licenciada en Psicología, Universidad Autónoma de Madrid. Diplomado de especialización en Marketing y Comunicación, Universidad Autónoma de Madrid. Profesora del programa Eccompuc, Unidad de Capacitación y Desarrollo UC.

- Pablo Brzovic González. Abogado, Pontificia Universidad Católica de Chile. Magíster en Derecho Administrativo, Universidad de Chile. Profesor de los programas Procade y Eccompuc, Unidad de Capacitación y Desarrollo UC.

- Enrique Célery Sanz. Consultor y practitioner, master, trainer y therapist en programación neurolingüística, Instituto Internacional Asociado de Programación Neurolingüística – PNL (IIAPNL). Técnicas de Comunicación Oral y Escrita, Universidad de Chile. Técnicas de aprendizaje y hábitos de estudios, Universidad de Chile. Profesor de los programas Procade y Eccompuc, Unidad de Capacitación y Desarrollo UC.

Metodología

El curso se realizará mediante el desarrollo de unidades temáticas que comprenden secciones teóricas y prácticas.  La metodología emplea ejercicios estructurados y diseñados para facilitar la participación de los alumnos, internalizando los contenidos, aplicando herramientas y ejercitando competencias. 

Módulo 1: a través de dinámicas grupales y ejercicios individuales el participante identificará sus principales debilidades y fortalezas para brindar una atención de servicio. Todas las actividades como entrevistas, diálogos o juegos de roles contempladas en el módulo serán supervisadas por el relator.

Módulo 2: a través de ejercicios individuales y grupales el alumno analizará la distribución diaria de sus tareas dentro de la organización, para lograr así optimizar sus labores dentro de su jornada de trabajo. Estas actividades serán supervisadas por el relator, quien en las horas teóricas expondrá los contenidos del módulo y en las prácticas planteará actividades para que los alumnos pongan en práctica lo aprendido.   

Módulo 3: a través de ejercicios individuales y grupales el alumno conocerá las principales herramientas de las relaciones públicas, con las cuales podrá mejorar su comunicación interna y externa dentro de la organización. Estas actividades serán supervisadas por el relator quien en las horas teóricas expondrá los contenidos del módulo y en las prácticas guiará a los alumnos para que pongan en práctica lo aprendido.

Módulo 4: a través de un ejercicio grupal el alumno planificará un evento ficticio en donde deberá aplicar varios aspectos de organización y protocolo. Esta actividad será supervisada por el relator quien en las horas teóricas expondrá los contenidos del módulo y en las prácticas guiará a los alumnos para que pongan en práctica lo aprendido. 

Módulo 5: a través de ejercicios prácticos los alumnos conocerán las principales técnicas de coaching, y como estas pueden contribuir a mejorar su entorno laboral. Estas actividades serán supervisadas por el relator quien en las horas teóricas expondrá los contenidos del módulo y en las prácticas guiará a los alumnos para que pongan en práctica lo aprendido.

Durante todo el curso, los relatores de los distintos módulos guiarán todas las actividades de los participantes, contribuyendo al intercambio de experiencias y consultas por parte de los participantes.

Evaluación

Los participantes aprobarán el curso con nota mínima 4,0 en escala de 1,0 a 7,0. 
Se evaluará mediante actividades módulo a módulo, tendrán las siguientes evaluaciones:
-En el módulo número 1: “Excelencia en el comportamiento de servicio”. Se aplicará una prueba escrita donde se evaluarán los principales conceptos tratados en el módulo. Esta actividad será valorada con una pauta de cotejo.
-El módulo número 2: “Manejo del tiempo para la eficiencia en el trabajo”.Se evaluará en base a una prueba final en la que se medirá el nivel de conocimientos adquiridos y su comprensión aplicada. Esta actividad será valorada con pauta de cotejo. 
-El módulo número 3: “Relaciones públicas y comunicación corporativa”.Se evaluará con una prueba escrita sobre los principales conceptos tratados en el módulo. Esta actividad será valorada con una pauta de cotejo.
-El módulo número 4: “Ceremonial y protocolo en la organización de eventos”.Se medirá con una presentación grupal sobre la organización y producción de un evento corporativo. Esta actividad será valorada con una escala de apreciación.
-El módulo número 5: “Coaching para el desarrollo laboral”. Al finalizar el módulo se realizará una dinámica grupal. La actividad será valorada a través de una rúbrica.
La nota final del curso se obtiene del promedio de las notas obtenidas en todos los módulos del curso.

Requisitos de aprobación

El alumno aprobará al obtener como promedio una nota igual o superior a 4 en escala de 1 a 7 y una asistencia mínima de 75%.

Bibliografía

Módulo 1: “Excelencia en el comportamiento de servicio”. 
-Introducción a la Psicología” Linda Davidoff Mc Graw-Hill.
-Calidad en el servicio al Cliente” Martin Willians.
-En búsqueda de la excelencia” Peters, Thomas, Waterman Robert.
-Economía para todos” Editorial Bruño.
-Servicio al cliente interno ”Karl Albrecht.

Módulo 2: “Manejo del tiempo para la eficiencia en el trabajo”
-Covey Stephen,  Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. 9a.ed. Paidós 1997.
-López Rodriguez Rosa, La gestión del tiempo personal y colectivo. Ed. Graó, Barcelona, 2012.
-Pearson Barrie, Cómo Administrar racionalmente el tiempo. 1a ed. Macchi 1992. 
-Allen David, Organízate con eficacia. 1a.ed. Empresa Activa 2006. 
-Gamonnet Francois, Como administrar mejor su tiempo. 1a.ed. Management, 1992.
-Schlenger Sunny - ROESCH Roberta, Como organizar productivamente su tiempo y su lugar de trabajo, 1a.ed. Norma, 1991.

Módulo 3: “Relaciones públicas y comunicación corporativa”
-Álvarez, Tomás y Caballero, M. 1997. Vendedores de Imagen. Barcelona. Paidós.
-Tironi, Eugenio y Cavallo, Ascanio. 2004. Comunicación Estratégica. Chile. Taurus.
-Villafañe, Justo. 1999. La Gestión Profesional de la Imagen Corporativa. Madrid. Ediciones Pirámide.
-Villafañe, Justo. 2000. Imagen Positiva. Gestión estratégica de la imagen de las empresas. Madrid. Ediciones Pirámide.

Módulo 4: “Ceremonial y protocolo en la organización de eventos”
-Edwards, Esther y Vergara, Constanza, Las buenas maneras para el milenio, Editorial Ver, Santiago, Chile, 1999.
-Eyzauirre, Pablo, Relaciones Públicas, Editorial Calicanto, Santiago, Chile, 1997.
-Solé, Montsé, El protocolo y la empresa, Editorial Planeta, Barcelona, España, 2001.

Módulo 5: “Coaching para el desarrollo laboral”
-O´Connor J. y Seymour J. (2001) - Introducción a la PNL – Barcelona, España – Urano. 
-O’ Connor J. y Lages A. (2010) – Coaching con PNL – Barcelona, España – Urano. 
-Célèry E. (2010) – Programación Neurolingüística Aquí y Ahora – Santiago de Chile – C&C Group.  

Proceso de Admisión

Las personas interesadas deberán completar la ficha de inscripción ubicada al lado derecho de esta página web.

- Las inscripciones son hasta una semana antes del inicio del Curso o hasta completar las vacantes.
- No se aceptarán inscripciones incompletas.
- El inscribirse no asegura el cupo, una vez aceptado en el programa, se debe cancelar el valor para estar matriculado.
- Si el pago lo efectúa su empresa, el encargado de capacitación de su empresa debe ingresar el requerimiento en “inscripción Empresa”, subiendo ficha de inscripción con firma y timbre  además de ODC, OTIC, OC CM.

* El Programa se reserva el derecho de suspender la realización del curso si no cuenta con el mínimo de alumnos requeridos. En tal caso se devuelve a los alumnos matriculados la totalidad del dinero en un plazo aproximado de 15 días hábiles. A las personas matriculadas que se retiren de la actividad antes de la fecha de inicio, se les devolverá el total pagado menos el 10% del total del arancel.

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