Bootcamp aprende gestión de proyectos con MS Project Professional®

Luis Edgardo Gaete Bascour

Ingeniero Aeronáutico (mención Estructural), Academia Politécnica Aeronáutica, FACH. Magíster en Evaluación y Gestión de Proyectos, Academia Militar Politécnica. Consultor de organismos públicos y empresas privadas, en áreas de Gestión de Proyectos, Gestión de Riesgos y Gestión Financiera. Profesor en la Unidad de Educación Profesional perteneciente a la Escuela de Ingeniería de la Pontificia Universidad Católica de Chile (programas corporativos, diplomados y cursos abiertos). Profesor de Programa Master of Engineering Management (MEM) en Facultad de Ingeniería de la Universidad de los Andes. Anteriormente, CFO (Chief Financial Officer) del Holding Themac Latinoamérica (administración financiera y contractual de proyectos internacionales de tecnología ambiental compleja en ciudades de Latinoamérica). Actualmente, socio director de Inversiones y Asesorías Gasu SpA. Director Sistemas Productivos y Gestión (SPG) S.A. y Representante Legal de Inversiones y Asesorías GASU S.p.A.

* EP (Educación Profesional) de la Escuela de Ingeniería se reserva el derecho de reemplazar, en caso de fuerza mayor, a él o los profesores indicados en este programa; y de asignar al docente que dicta el programa según disponibilidad de los profesores.

Las empresas y/o organizaciones de todo tipo se ven permanentemente enfrentadas a la necesidad de realizar variados proyectos y programas, en la búsqueda del cumplimiento de sus objetivos estratégicos, operacionales y/o de cumplimiento normativo. Nace así la necesidad de entregarles a los profesionales herramientas básicas para automatizar y dar confiabilidad a esas funciones claves de la administración de proyectos. Como objetivo general, se busca mejorar los estándares de programación de los plazos y costos de ejecución, optimizar la asignación de los recursos involucrados y llevar adelante el proceso de control de proyectos en forma oportuna.

En ese contexto, el uso de tecnologías de información que faciliten la gestión de proyectos, como software Microsoft Project Professional®, constituye una habilidad básica para todo tipo de perfiles profesionales. Se busca sistematizar la incorporación de funcionalidades básicas y avanzadas de este aplicativo en base a talleres prácticos intensivos y a la puesta en valor de las metodologías propuestas, apuntando a provocar cambios importantes en la forma de comunicar los resultados de los proyectos y aumentar la capacidad de influir positivamente sobre ellos. Se pretende que el/la participante pueda efectuar una contribución práctica relevante a la administración de proyectos relacionados con su ambiente de trabajo específico.

Se utiliza una metodología de enseñanza intensiva y altamente práctica, donde se realizarán diversos talleres en base a la elaboración de casos, aplicándose el “aprender haciendo”.

-      Notebook propio con Software MS Project Professional 2016 o superior (a menos que lo ejecutemos en una instalación donde esté instalado y licenciado MS Project Professional 365).

-      Se recomienda, a responsabilidad del alumno, manejo del idioma inglés para acceder a bibliografía especializada.

1.    Aplicar herramientas y metodologías de planificación, programación, seguimiento y control de proyectos con empleo avanzado de Microsoft Project Professional® en la práctica laboral.

Para lograr una efectiva y eficiente transferencia de conocimientos y adquisición de habilidades, este curso considera la utilización del concepto de: aprender aplicando.

En las clases se intercala la entrega de contenidos teóricos en cápsulas de aprendizaje que son inmediatamente ejemplificadas en la herramienta o bien llevadas a la práctica por los mismos alumnos en su caso de trabajo. Para la aplicación de estos contenidos, se trabajará en torno a un caso de proyecto segregado en 6 talleres secuenciales relacionados con la secuencia típica de programación y control en MS Project Professional®.

Durante todas las sesiones los alumnos contarán con el apoyo permanente y presencial del docente para lograr los objetivos, sumado al material de apoyo de clases que se encontrará disponible desde el LMS Moodle.

Horas cronológicas: 24 horas

Créditos: 5

Resultados del Aprendizaje

1.    Identificar los roles fundamentales de las tecnologías de información y de MS Project Professional®, como parte del sistema de gestión de proyectos en una organización y su relacionamiento con los procesos estándares de dirección de proyectos.

2.    Desarrollar la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) que defina el alcance del proyecto en MS Project Professional®.

3.    Definir la secuencia lógica de las tareas de un proyecto, considerando las restricciones impuestas al proyecto, sus actividades e hitos, empleando funciones de MS Project Professional®.

4.    Elaborar presupuestos de elementos de EDT y la construcción del flujo de caja del proyecto, utilizando las funcionalidades avanzadas de MS Project Professional®.

5.    Aplicar un procedimiento eficiente y eficaz para la gestión de recursos en MS Project Professional®.

6.    Aplicar un proceso de seguimiento y control integrado de un proyecto en MS Project Professional®, utilizando el modelo de Valor Ganado.

Contenidos:

Módulo 1: Contexto general para la implementación y empleo avanzado del software MS Project Professional^® en la gestión de proyectos.

·     Visión general de los procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos (según PMI^®) y el uso de tecnologías de información para su implementación.

·     Descripción del entorno de MS EPM^® (Microsoft Enterprise Project Management) y su relación con la gestión de carteras, programas y proyectos y el rol de MS Project Professional^® en ese contexto.

·     Presentación general del software MS Project Professional^® (Arquitectura general, menú, vistas, tablas, funcionalidades básicas y avanzadas, etc.)

·     Configuración inicial del software y consejos prácticos para la selección de opciones de programación y avanzadas, creación de calendarios (excepciones, jornadas laborales) para el proyecto, recursos y actividades; definición de modelos de programación en MS Project Professional^®.

Módulo 2: Gestión del Alcance del Proyecto con MS Project Professional^®

·     “Cápsula conceptual”: Bases de la gestión del alcance de proyectos; elaboración de Estructuras de Desglose del Sistema (EDS o SBS - System Breakdown Structure) y Estructura de desglose del Trabajo (EDT o WBS – Work Breakdown Structure)

·     Herramientas de MS Project Professional^® para la elaboración adecuada de la WBS del proyecto (Estructura, código WBS y Códigos de Esquema)

·     Tipos de actividades en WBS (normales, periódicas y “hamaca”)

·     Consejos prácticos para mantener trazabilidad de WBS con: cambios al alcance del proyecto, cuentas de control de costos (contabilidad) y cronograma del proyecto.

·     Consejos prácticos para gestionar el alcance en un entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo)

Módulo 3: Gestión del Cronograma del Proyecto con MS Project Professional^®

·     “Cápsula conceptual”: Bases de la gestión del cronograma de proyectos; elaboración de Plan de Hitos, Malla PERT/CPM (Ruta Crítica), Carta Gantt.

·     Elaboración de Plan de Hitos del proyecto y su representación e interpretación en MS Project Professional^®.

·     Definición de restricciones (relaciones de precedencia y desfases) para la definición de la secuencia lógica de actividades. Consejos prácticos para evitar excesivas restricciones.

·     Estimación de duración de actividades y el empleo combinado de los campos de duración y trabajo en MS Project Professional^®.

·     Revisión general de funcionalidades del menú información de la actividad. Configuración de formularios de revisión.

·     Análisis de Ruta Crítica del proyecto (con herramientas diagrama de red y diagrama descriptivo), holguras de actividades, programa temprano (ASAP) y tardío (ALAP) del cronograma del proyecto.

·     Consejos prácticos para revisión general del cronograma del proyecto (revisión de inconsistencias y restricciones)

·     Optimización visual de Carta Gantt (líneas de progreso, ruta crítica, diferenciación por códigos de colores)

Módulo 4: Gestión de Recursos del Proyecto con MS Project Professional^®

·     “Cápsula conceptual”: Bases de la gestión de recursos en proyectos (procesos de caracterización, asignación, nivelación y optimización de recursos). Complejidades del proceso.

·     Tipología de Recursos (según distintas clasificaciones) disponibles para la programación avanzada en MS Project Professional^®. Recursos propios, compartidos o empresa. Recursos de trabajo, materiales o costos.

·     Diferencias entre la asignación de recursos para tareas de tipo duración fija, trabajo fijo o unidades fijas. Consejos prácticos para la definición de tipos de actividades para optimizar la gestión de recursos.

·     Importación, creación y caracterización (parametrización) de recursos en MS Project Professional^®. Revisión general de funcionalidades del menú información del recurso.

·     Asignación de recursos a actividades de WBS. Despliegue de distintos casos de uso para optimizar tiempos de asignación de recursos, consejos de cargas masivas de recursos.

·     Nivelación (redistribución) de recursos (manual y automática). Revisión de sobreasignaciones y subasignaciones de recursos en actividades y periódicas. 

·     Empleo de Vistas Uso de Tareas y Uso de Recursos en los procesos de gestión de recursos de MS Project Professional^®. Revisión general de funcionalidades del menú información de la asignación (perfiles de distribución de cargas de trabajo, cargas diferidas).

·     Empleo de herramienta Gráfico de Recursos (Histogramas) y Vista Usos de Recursos en proceso de nivelación. Creación de Vistas Combinadas (Histogramas y Carta Gantt de Recursos).

Módulo 5: Gestión de Costos del Proyecto con MS Project Professional®

·     “Cápsula conceptual”: Bases de la gestión de costos en proyectos (procesos de estimación de costos y elaboración de presupuestos. Costos directos e indirectos). Potencialidades del proceso.

·     Definición de costos unitarios de recursos (tarifas diferenciadas por distintos roles o tablas de costos). Incorporación de variabilidad de costos en el tiempo (reajuste).

·     Revisión general del presupuesto del proyecto. Consejos prácticos para agrupaciones de costos para facilitar análisis de incidencia.

·     Análisis del Flujos de Gastos del proyecto (tempranos y tardíos). Consejos prácticos para identificar riesgos de financiamiento (por exceso de capital de trabajo retenido).

·     Técnicas de segregación en costos directos e indirectos, a través del empleo de campos personalizados de MS Project Professional^®.

Módulo 6: Procesos de Seguimiento y Control del Proyecto con MS Project Professional®

·     “Cápsula conceptual”: Bases de los procesos de seguimiento y control de proyectos. Modelos de control de alcance, cronograma y costos. Líneas base del proyecto. Curvas de avance (“S”) y Método EVA (Earned Value Analysis) para el Control Integrado de Proyectos.

·     Proceso de establecimiento y análisis de líneas de base del proyecto (cronograma y costos) en el software. Revisión en tablas, vistas y gráficos (carta Gantt). Tratamiento de líneas de base frente a cambios de alcance.

·     Técnicas para ingreso de información del comportamiento real de actividades (duraciones, fechas, costos, trabajo). Análisis de complejidades y casos de uso del proceso.

·     Técnicas de actualización de la programación del proyecto, cambios a la línea de base y/o reprogramaciones.

·     Análisis e interpretación de información del modelo de valor ganado para control del proyecto. Revisión detallada de tabla de valor ganado. Definición de KPI del proyecto.

·     Análisis de tendencias a finalización (plazos y costos). Indicadores de rendimiento.

Módulo 7: Gestión de Comunicaciones con MS Project Professional® y otros aplicativos de MS EPM®

·     Revisión general del menú de Informes (reportería automática) en MS Project Professional^® (motor de reportes con tablas dinámicas)

·     Proceso de creación y emisión de Informes con MS Project Professional^®

·     Generación de Informes Visuales (interacción entre MS Project Professional^® y MS Excel^®) y creación de equivalencias.

·     Gestión Documental del proyecto vinculando MS Project Professional^{® con} MS SharepPoint^®.

·     Demostración de Gestión de Cartera de Proyectos con MS PWA^® MS (Project Web Application). Demostración de uso conjunto de MS PWA^® con MS Power BI^®

Módulo 8: Funciones avanzadas de MS Project Professional® para organización de la información

·     Empleo de herramienta “Organizador”. Creación y exportación de vistas, tablas, calendarios, informes y campos personalizados.

·     Creación y empleo de Campos Personalizados (editables, listas desplegables, fórmulas con Visual C, indicadores gráficos).

·     Vincular actividades entre proyectos distintos e integración de subproyectos.

·     Revisión de funciones de programación ágil (definición de sprints y tablero Kanban)

·     Empleo de Filtros (funciones destacar, agrupar, filtrar, esquema). Personalización de Vistas del proyecto (Carta Gantt y otras).

·     Creación de Escala de Tiempo con MS Project Professional^®

·     Consejos finales y “tips” para optimizar los procesos de programación y control del proyecto.

Evaluación de aprendizajes:

Se realizarán 6 evaluaciones prácticas e individuales dentro del horario del curso.

-      Taller N°1: Configuración Inicial - Confección y Administración de la WBS por medio de MS Project Professional® (Estructura y Codificación de Tareas).

-      Taller Nº2: Elaboración del Cronograma en MS Project Professional® (Duraciones, Relaciones de Precedencia - Holguras - Definición y revisión de Ruta Crítica).

-      Taller Nº3: Elaboración de la programación de recursos y elaboración de presupuesto en MS Project Professional® (Creación, Asignación y Nivelación de Recursos – Determinación de Costos, Presupuestos y Flujo de Caja del Proyecto).

-      Taller Nº4: Actualización, Seguimiento y Control de Proyectos en MS Project Professional® (Creación de líneas de base, Ingreso de información real de fechas, costos y recursos, Actualización del Proyecto, Revisión de indicadores claves de avance.

-      Taller N°5: Generación de Informes en en MS Project Professional® (Indicadores del Modelo EVA – Motor de Reportes de MS Project Professional - Organizador y Equivalencias en MS Excel).

-      Taller N°6: Creación de Campos Personalizados (Indicadores con fórmulas, listas desplegables e indicadores gráficos)

Los alumnos deberán ser aprobados de acuerdo los criterios que establezca la unidad académica:

- Calificación mínima de 4.0 en su promedio ponderado.

Los alumnos que aprueben las exigencias del programa recibirán un certificado de aprobación digital otorgado por la Pontificia Universidad Católica de Chile.

El alumno que no cumpla con estas exigencias reprueba automáticamente sin posibilidad de ningún tipo de certificación.

Las personas interesadas deberán enviar los documentos que se detallan más abajo al correo programas@ing.puc.cl.

Fotocopia Carnet de Identidad.

El postular no asegura el cupo, una vez aceptado en el programa, se debe cancelar o documentar el valor, para estar matriculado.

VACANTES: por definir según sala  

INFORMACIÓN RELEVANTE

Con el objetivo de brindar las condiciones de infraestructura necesaria y la asistencia adecuada al inicio y durante las clases para personas con discapacidad: Física o motriz, Sensorial (Visual o auditiva) u otra, los invitamos a informarlo. 

• El postular no asegura el cupo, una vez inscrito o aceptado en el programa se debe pagar el valor completo de la actividad para estar matriculado.
• No se tramitarán postulaciones incompletas.

Puedes revisar aquí más información importante sobre el proceso de admisión y matrícula.